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El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales,
constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional
que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información
que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo
15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado
en el artículo 20 de la misma.
En resumen, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través
de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos
relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable
debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento
de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas
definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las
mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección
y tratamiento de los datos personales
Es de aclarar este manual no aplicará ni servirá de referencia para solicitudes
de eliminación de bases de datos de archivos de información periodística y otros
contenidos editoriales, lo anterior, en virtud del artículo segundo (2°) de la Ley
1581 de 2012 que dispuso lo siguiente:
“El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley
no será de aplicación (…) d) A las bases de datos y archivos de información periodística
y otros contenidos editoriales (…)”.
Como puede apreciarse, ésta exclusión da un tratamiento especial a la información
periodística y de contenidos editoriales de los medios de comunicación en relación
con sus datos noticiosos. Así mismo la jurisprudencia interpretó los alcances de
los contenidos sujetos al Habeas Data, la Corte Constitucional en sentencia C-748
de 2011 de control de constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria 1581 de
2012 se pronunció al punto de la excepción mencionada en los siguientes términos:
(…)
“Constitucionalidad del literal d): la excepción de “datos y archivos de
información periodística y otros contenidos editoriales”
“Esta restricción es necesaria en la medida en que a través de ella se está asegurando
el respeto a la libertad de prensa. La jurisprudencia ha sido enfática en señalar
que el “ámbito de protección de la libertad de expresión en sentido genérico consagrada
en el artículo 20 Superior, es la libertad de prensa, que se refiere no solo a los
medios impresos sino a todos los medios masivos de comunicación.”.
OBJETO
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RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Razón social: Publicaciones Semana S.A. y Proyectos Semana S.A. en adelante SEMANA.
Oficina principal: Calle 78 No. 11 - 17
Teléfonos: 6468400
Página web principal: www.semana.com
Email: servicioalcliente@semana.com
Responsable: Claudia Rojas – Jefe de Departamento SAC.
ALCANCE
El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales
registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Potenciales Empleados,
Trabajadores Retirados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes
y Usuarios (en lo pertinente) de SEMANA, los cuales sean susceptibles de tratamiento.
Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte
de SEMANA. Si a futuro, otras personas jurídicas entran a formar parte de SEMANA,
el manual aplicará a aquellas.
El presente manual no aplicará a:
- A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
-
A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la
prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento
del terrorismo.
- A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.
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- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
DEFINICIONES
Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual,
y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012,
se entenderá por:
-
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular
para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
-
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de Tratamiento.
-
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier
otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición
del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica
al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento
de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características
del tratamiento de los datos personales.
-
黑洞加速器破解版app Cualquier información vinculada o que pueda asociarse
a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como nombre
y apellidos, documento de identidad, edad, domicilio, región, país, ciudad, código
postal, número de teléfono fijo, número de teléfono móvil, dirección, dirección
de correo electrónico, preferencias publicitarias, preferencia de consumo, preferencias
de canales, quejas y reclamos, novedades de servicio, datos básicos y personales,
datos de contacto, datos demográficos, datos de gustos, preferencias y hábitos.
-
飞兔加速器安卓版 Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan
la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales
como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como
los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
-
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública
o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
-
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública
o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos
y/o el Tratamiento de los datos.
-
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
-
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre
datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión de datos, en cualquier tecnología conocida o por conocer.
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Los principios que a continuación se enuncian, constituyen los parámetros generales
mediante los cuales se dará aplicación a lo establecido en el presente manual referente
a los datos personales de las personas a las que le es aplicable el tratamiento
de sus datos:
-
网飞加速器永久免费下载 El Tratamiento de datos personales por
parte de SEMANA debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada
al Titular.
-
Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo
podrá ejercerse mediando con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
-
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe
el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
-
闪飞加速器永久免费版 En el Tratamiento debe garantizarse
el derecho del Titular a obtener de SEMANA, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
-
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales,
salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
-
网飞加速器永久免费下载 La información sujeta a Tratamiento por
SEMANA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan
en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
CONTENIDO
Tratamiento a que serán sometidos los datos y finalidad del tratamiento.
El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. La información
que recolecta SEMANA en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo
de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro
y control de los Empleados, Potenciales Empleados, Trabajadores Retirados, Accionistas,
Proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes y Usuarios de SEMANA.
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Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia
nacional, policiva o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías
de seguros.
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Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados,
auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
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- Uso.
- Circulación.
- Procesamiento.
- Supresión.
-
Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para
la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.
- Registros contables.
- Correspondencia.
-
Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades
delictivas.
Tratamiento General de Información de los accionistas:
- Efectuar el pago de dividendos.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
- Contactos.
-
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales,
fiscales y regulatorias.
Tratamiento General de Información de los proveedores:
- Para fines comerciales.
- Contabilización.
-
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales,
fiscales y regulatorias.
-
Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser
transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC
y de terrorismo, abogados, etc.
- Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
- Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
- Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
Tratamiento General de Información de los clientes:
- Para fines comerciales.
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- Publicidad y mercadeo.
- Alianzas comerciales.
- Contabilización.
-
Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser
transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC
y de terrorismo, abogados, etc.
-
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales,
fiscales y regulatorias.
- Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
- Facturación.
Tratamiento General de Información de los empleados, trabajadores retirados,
pensionados y candidatos a ocupar vacantes:
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-
En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende
autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
- En el caso de requerimientos judiciales y legales.
- Contabilización y pago de nómina.
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-
Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales
derivadas del contrato laboral.
- Realizar transacciones.
- Pago de beneficios extralegales.
- Auditorias.
- Análisis estadísticos.
- Mantener base de datos de candidatos.
- Capacitación y formación.
-
Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios
a nuestros trabajadores activos, entre otros.
Autorización.
La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia
y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado
del Titular de la información. Basado en lo anterior y a través de este manual,
se implementa los mecanismos que permitan la consulta posterior por parte del titular
de la información.
Mecanismos para otorgar Autorización
La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico
o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable que el Titular
otorgó la autorización.
Teniendo en cuenta lo anterior, SEMANA deja de presente que la autorización en todo
caso será mediante documento físico y/o digital, el cual deberá contar con la firma
del Titular de la información, lo cual no obsta que más adelante se establezcan
mecanismos diferentes para otorgar la autorización.
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-
La persona quien recopila la información (especificando si es el Responsable o el
Encargado del tratamiento).
- Los datos que serán recopilados, incluyendo si se recopilan Datos Sensibles.
- La finalidad del tratamiento de los datos.
-
Los mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos como Titulares
de la información (acceso, corrección, actualización o supresión de los datos).
Prueba de la Autorización.
SEMANA en su calidad de Responsable y de Encargado del Tratamiento dispondrá de
los medios necesarios para mantener los registros técnicos y tecnológicos de cuándo
y cómo se obtuvo la autorización por parte del Titular de la información para el
tratamiento de los mismos.
Aviso de privacidad.
El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato,
mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de
políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a
las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.
Contenido del aviso de privacidad.
-
La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable o del Encargado del
Tratamiento.
- El Tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
-
Los mecanismos dispuestos SEMANA para que el Titular conozca la política de tratamiento
de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso
de privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo
acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares
de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales
y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo,
se podrán emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología
a elección de SEMANA.
Según el grupo de personas cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo
de aviso de privacidad, en el cual se especificará detalladamente los puntos anteriormente
descritos para cada uno de los mismos.
Derechos de los Titulares de la información.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular
de los datos personales tiene los siguientes derechos:
-
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales SEMANA en su calidad de Responsable
y Encargado del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a SEMANA.
- Ser informado por SEMANA respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
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- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Deberes de SEMANA con relación al tratamiento de datos personales en su calidad
de Responsables y Encargado del Tratamiento.
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De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen
a cumplir los siguientes deberes:
-
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
-
Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria
1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
-
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados
en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
-
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-
Insertar en las bases de datos la leyenda “información en discusión judicial” una
vez notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad o detalles del dato personal.
-
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los titulares.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
-
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.
- Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Deberes respecto del Tratamiento de datos de Infantes y Adolescentes.
SEMANA en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento de los datos personales
de los mencionados grupos deberán tener especial cuidado en asegurar el cumplimiento
de la Ley respecto a estos grupos y el respeto de los derechos de los mismos, en
especial respecto a datos personales que no encuadren en la categoría de datos de
naturaleza pública (nombre, sexo, fecha de nacimiento, etc.).
Procedimientos para acceso, consulta y reclamación.
Puntos aplicables para todos los Procedimientos:
(i) Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto por
parte de los causahabientes, y también para evitar acceso a la información por personas
no autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y de acuerdo con la Ley,
la documentación que permita concluir que la persona que solicita la información
sí es un causahabiente del Titular.
(ii) En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de
los procedimientos acá indicados, la misma será informada por el área responsable
de la base de datos que es objeto de la aplicación del procedimiento y resuelta
por la Dirección Jurídica, quien resolverá el tema teniendo en cuenta la Ley, los
Decretos y demás normas reglamentarias o instructivas, y las jurisprudencias que
en la materia se emitan.
Acceso.
Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales
está en cabeza del Titular de la información, esta facultad implica necesariamente
el derecho del titular a acceder y conocer la información personal que está siendo
objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, condiciones y generalidades
del tratamiento.
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- El conocimiento de la existencia del tratamiento de sus datos personales.
- El acceso a sus datos personales.
- Las circunstancias del tratamiento de los datos personales.
Consulta.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares
o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose
en cualquier base de datos. Basado en esto, se garantiza este derecho suministrando
a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada
con la identificación del Titular.
Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada
por el área responsable de la atención a la misma al interior de SEMANA.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término conferido,
en donde se expresará los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá
su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
Reclamo.
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-
El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el titular
o sus causahabientes dirigida a SEMANA responsable o el encargado del Tratamiento,
la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria
1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo. En todo caso si la comunicación es dirigida a SEMANA y no tiene la calidad
para responder la comunicación, SEMANA, sin necesidad de comunicarlo a la persona
que realiza la reclamación, dará conocimiento de la misma a la sociedad que deba
dar respuesta.
En caso de que SEMANA reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará
de la situación al interesado.
-
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
-
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender
el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales
o su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de
sus datos personales previa acreditación de su identidad.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales
debe ser presentada a través de los medios proporcionados señalados en el aviso
de privacidad y deberá contener como mínimo la siguiente información:
-
El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio
para recibir la respuesta a su solicitud.
-
Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los
datos personales.
-
La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar
al reclamo.
- Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación.
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La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de
acuerdo por lo solicitado por el Titular, de los registros, archives y bases de
datos o tratamientos realizados por SEMANA.
Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada
por el área responsable de la atención a la misma al interior de SEMANA.
Requisito de procedibilidad.
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Revocatoria de la autorización.
De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales,
los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria
potestad de un infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización
otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual
se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con
base en las cuales considera que se está dando la situación de no respecto a los
mencionados alcances.
SEMANA al ser responsable o el encargado del Tratamiento, según el caso, deberá
confirmar haber recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo
su fecha de recepción. Se podrá objetar la misma si a juicio de SEMANA no se presentan
el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación
para el seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la
entidad y respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito
para que éste tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes.
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SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Medidas de seguridad de la información.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581
de 2012, SEMANA implementara las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales
en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros,
mediante los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
Registro de las Bases.
SEMANA en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento deberán proceder
al registro de las bases en los términos indicados por las normas colombianas.
Aceptación.
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Vigencia:
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